Le code de conduite et d’éthique

Dans le cadre de la mission de la Croix-Rouge luxembourgeoise, chaque acteur intervient auprès d’une personne vulnérable ou bénéficiaire dans le respect de sa dignité, la prise en compte de ses convictions, sensibilité, croyances et coutumes. Cette intervention s’appuie sur une volonté d’écoute attentive des besoins afin de venir en aide de manière adaptée. L’acteur œuvrant au nom de la Croix-Rouge s’abstient de tout acte de discrimination envers autrui et exerce son action avec la même conscience à l’égard de chacun, quels que soient son âge, sexe, origine, nationalité, situation, religion, orientation sexuelle, opinion politique ou réputation. Il agit avec bientraitance par un comportement positif et respectueux vis-à-vis des autres. A cet effet la Croix-Rouge adhère à la Charte de la Bientraitance, née d’une synergie entre plusieurs organisations associatives luxembourgeoises voulant assurer en leur sein la prévention de la maltraitance et la promotion de la bientraitance au quotidien.

Les relations entre la Croix-Rouge, les bénéficiaires et les acteurs œuvrant au nom de la Croix-Rouge s’appuient sur un ensemble de droits et de devoirs équilibrés pour chacun et sur le respect des principes fondamentaux et de la Charte de la Bientraitance. Dans le cadre de ces relations, chaque acteur s’abstient de tout acte négligeant ou malveillant qui pourrait être considéré comme une incivilité, un harcèlement, un abus de pouvoir, un recours à la manipulation, au chantage ou à la peur, ou toute autre forme de violence physique, verbale, psychologique ou morale.

Dans le cadre de leurs relations, les acteurs se respectent mutuellement. Leurs relations sont basées sur la confiance, la courtoisie et l’écoute. Chaque acteur, quel que soit son niveau de responsabilité, s’abstient de tout acte de discrimination envers autrui. Il s’attache à créer les conditions d’un environnement sain et sécurisant favorisant l’épanouissement et le bien-être de chacun.

Chaque acteur intervient en veillant à sa propre intégrité physique, mentale et émotionnelle.

Chacun contribue, à l’échelle des responsabilités qui sont les siennes, à l’utilisation raisonnable et responsable des ressources financières et matérielles, en s’imposant des principes de justification, de transparence et de traçabilité.

Il n’engage financièrement la Croix-Rouge luxembourgeoise et les entités qu’elle contrôle que dans le cadre strict de ce qui lui est autorisé. Chaque acteur habilité doit prendre connaissance et respecter les règles et procédures internes relatives à l’usage des ressources . Tout engagement financier et de prise de décision ayant un impact stratégique pour la Croix-Rouge ne doit pas mettre en péril ni la santé financière, ni la réputation de cette dernière.

Les manipulations des données comptables, le détournement et vol d’actifs, la fraude informatique ou toute autre manœuvre frauduleuse dont le but est de contourner les lois ne sont pas tolérés au sein de l’organisation. Chacun s’engage à respecter les règles et procédures internes de prévention aux fraudes, de lutte contre la corruption, de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme

Le favoritisme ou le conflit d’intérêts sont toutes les situations dans lesquelles les intérêts privés d’une personne risqueraient d’influencer un processus décisionnel dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Chacun doit éviter les formes de favoritisme envers ses intérêts personnels, les amis ou les membres de sa famille dans le cadre des actions de recrutement, de promotion, d’achat, d’accès aux prestations d’aide ou dans d’autres situations. Toute personne étant potentiellement dans une situation de conflit d’intérêts est tenue de le déclarer à son responsable hiérarchique ou à l’un des membres du Comité de direction de la Croix-Rouge luxembourgeoise afin que ceux-ci puissent évaluer la situation et éventuellement superviser le processus décisionnel.

Dans le cadre d’un processus d’achat, un prestataire ne peut cependant pas être exclu d’un marché du fait de son lien familial ou amical avec un décideur de la Croix-Rouge luxembourgeoise. Dans ce cas, le risque de conflit d’intérêts peut être levé suivant les conseils du responsable hiérarchique ou d’un membre du Comité de direction ou du Conseil d’administration, par la mise en œuvre d’une concurrence s’appuyant sur une description claire des critères de sélection, une évaluation argumentée des offres et une décision collégiale. La personne concernée par le conflit d’intérêts doit s’abstenir de ce processus décisionnel et notamment du vote menant à la décision collégiale.

Cette démarche de consultation interne et de mise en concurrence peut également s’inscrire dans le cadre d’un processus de recrutement de personnel ou d’autres situations où le décideur a un lien privé avec une tierce personne avec qui il pourrait potentiellement entretenir des relations d’affaires ou contractuelles.

Le processus d’acquisition d’un bien ou service doit assurer que l’offre choisie réponde au mieux aux besoins à un coût juste pour le fournisseur et la Croix-Rouge. Ainsi, il est nécessaire de mettre les fournisseurs en concurrence, en particulier pour un achat conséquent afin d’obtenir la meilleure offre. Toute personne impliquée dans le processus d’achat est tenue de prendre connaissance et de se conformer à la Politique achat de la Croix-Rouge.

Les principes de la politique d’achat

Le processus d’achat au sein de la Croix-Rouge s’appuie sur 6 principes :

• L’engagement justifié et autorisé de l’achat ;
• Le rapport qualité-prix ;
• La réduction du coût global de possession ;
• La création d’une relation de confiance avec les fournisseurs ;
• Un comportement et un standard éthique ;
• Des pratiques d’achats responsables en ligne avec la démarche de responsabilité sociale de la Croix-Rouge.

Les cadeaux et marques d’hospitalité sont les gratifications aussi bien tangibles (biens et services) qu’intangibles (telles que des invitations à caractère non professionnel et privilèges du même type) reçues dans le cadre d’une relation d’affaires.
Par principe, pour préserver l’intégrité de la Croix-Rouge, celles-ci ne doivent pas être acceptées. Cependant, les cadeaux et gestes raisonnables d’hospitalité constituent, dans une certaine mesure, une expression de courtoisie, admise dans le cadre des relations d’affaires. Il convient donc d’analyser la fréquence et la nature de ces cadeaux ou marques d’hospitalité, pour déterminer si leur acceptation risquerait d’exercer une influence sur une prise de décision.

Il est toléré d’accepter certains cadeaux (agenda, stylo, petite fourniture de bureau, chocolat, bouteille de vin…), invitation événementielle ou repas au restaurant de valeur raisonnable (maximum 50€), ou dans le but de les redistribuer à des bénéficiaires, des bénévoles ou dans le cadre d’une activité de type « team building » auprès des collaborateurs.

Les pourboires d’un client ou bénéficiaire ne peuvent être acceptés. Si un client, bénéficiaire ou famille souhaite remercier un collaborateur, il est invité à faire un don. Les pourboires inférieurs à 10 euros ou marques de gratitude d’une valeur raisonnable (friandise, nourriture…) doivent être partagés avec l’ensemble de l’équipe ou du service en charge du bénéficiaire.

En cas de doute sur le cadeau perçu, toute personne doit le déclarer aux responsables hiérarchiques ou à l’un des membres de la Direction de la Croix-Rouge luxembourgeoise afin que ceux-ci puissent évaluer la situation. Le Conseil d’administration peut également être consulté si cela concerne un cadeau reçu par un membre de la Direction générale ou un membre de la gouvernance.

Chacun s’engage à ne pas tenir de propos diffamatoire envers la Croix-Rouge ou tout acteur œuvrant en son nom, ou adopter une attitude qui seraient de nature à nourrir une polémique contraire à la mission et aux principes fondamentaux de la Croix-Rouge et qui pourrait nuire à sa réputation.

Conformément au principe de neutralité et au Règlement sur l’usage de l’emblème de la Croix-Rouge ou du Croissant Rouge par les Sociétés nationales, il n’est pas autorisé de faire état de son appartenance à la Croix-Rouge et d’utiliser ses emblèmes dans le cadre de ses activités personnelles dont les ambitions politiques.

Toute personne publiant des informations sur la Croix-Rouge sur des sites internet ou les médias sociaux personnels doit être consciente de ses responsabilités et respecter la Charte relative à l’usage de la photographie au sein de la Croix-Rouge luxembourgeoise et les lois et règlements applicables. Il n’est pas permis de divulguer sur Internet (sites internet et réseaux sociaux) des renseignements personnels ou des images de bénéficiaires ou acteurs œuvrant au nom de la Croix-Rouge, sans obtenir leur approbation au préalable ou celui de son représentant légal, sans préjudice des exceptions détaillées dans la Charte citée ci-dessus. Les informations publiées ne doivent pas contenir des renseignements confidentiels, ou tenir des propos diffamatoires ou contraires à la mission et aux principes fondamentaux de la Croix-Rouge.

La confidentialité des informations et des données à caractère personnel obtenues dans l’exercice de ses fonctions doit être respectée et traitée avec le plus grand soin. Ces informations et données ne doivent pas être utilisées à des fins personnelles et ne doivent pas être divulguées à des tiers non autorisés.

La Croix-Rouge traite des données à caractère personnel lorsque ce traitement est basé sur au moins un des fondements juridiques énumérés par le Règlement général sur la protection des données à caractère personnel[1] (contrat, mission d’intérêt public, consentement, obligation légale, intérêts vitaux de la personne, intérêt légitime). Chacun est tenu de prendre connaissance et de se conformer à la Politique générale de la protection des données à caractère personnel.

[1] Règlement général sur la protection des données à caractère personnel 679/2016 du 27 avril 2016 (dit « GDPR » ou « RGPD ») ainsi que les lois luxembourgeoises du 1er août 2018 sur la protection des données à caractère personnel.

La Croix-Rouge s’engage à respecter les principes et règlements sur la protection des lanceurs d’alerte. Toute personne ayant identifié une violation ou un manquement aux principes figurant dans le présent code de conduite et d’éthique, aux codes déontologiques professionnels, aux lois ou règlements en vigueur, par une ou des personnes œuvrant au nom de la Croix-Rouge, ou par la Croix-Rouge luxembourgeoise elle-même ou l’une des entités qu’elle contrôle, peut le signaler auprès de sa hiérarchie, de la Direction générale, d’un membre du Conseil d’administration, ou auprès du Délégué au Whistleblowing. La Croix-Rouge met en œuvre des mécanismes qui visent à garantir l’anonymat du déclarant et la confidentialité du traitement du signalement.

Le Délégué au Whistleblowing a pour mission de recevoir les signalements, de mandater un ou plusieurs membres du Comité d’enquête pour mener les enquêtes nécessaires et pour proposer des mesures à entreprendre suite au signalement rapporté. Le Délégué peut être sollicité par la direction ou le Conseil d’administration. Le Délégué est le point de contact du lanceur d’alerte, il lui fournit un retour dans les 3 jours ouvrables et une information sur le statut du signalement au maximum dans les 3 mois suite au signalement.

Comment effectuer un signalement ?

Lanceur d’alerte – Croix-Rouge luxembourgeoise, Mënschen hëllefen